De l'argent dort entre les murs de votre entreprise
Temps de lecture : environ 6 mn
Catégorie : Gestion
On ne fait pas l’inventaire de ses stocks juste pour faire plaisir à son comptable. Non seulement c’est obligatoire, mais en plus c’est nécessaire à une bonne gestion. On a tous en tête l’image de la vieille dame qui garde toutes ses économies sous son matelas.
Je ne rentrerai pas ici dans le débat de savoir s’il est pertinent de faire confiance aux banques ou non pour gérer son argent, mais vous conviendrez sûrement que ce genre de procédé est pour le moins dangereux. Un incendie, une inondation, un vol et hop ! Le magot disparaît.
Imaginez-vous faire la même chose avec l’argent de votre entreprise ? Absolument pas ! Pourtant, vous le faîtes déjà probablement sans le savoir. Bon d’accord, j’exagère un peu. Mais vos stocks ont une certaine valeur, et tant qu’ils dorment entre vos murs, c’est de l’argent en moins sur votre compte en banque, et à plus forte raison, des actifs et passifs qui n’apparaissent pas dans votre bilan comptable.
Vos stocks non comptabilisés lors d’un inventaire vous font perdre de l’argent
En d’autres termes, si vous ne les comptabilisez pas, votre entreprise vaut moins que ce qu’elle vaut réellement.
C’est véritablement un problème dans 3 cas précis :
- En cas de contrôle fiscal, pendant lequel il faudra présenter l’ensemble du patrimoine de l’entreprise, de ce qu’elle possède, preuve à l’appui.
- En cas de revente de l’entreprise, où vous voudrez la valoriser à son maximum.
- De manière plus générale, vous voudrez que votre bilan comptable soit le meilleur possible, afin d’avancer sereinement d’une année sur l’autre.
Pour pallier ce problème, il existe une méthode toute simple, qui consiste à faire régulièrement l’état des lieux des possessions de votre entreprise.
Il s’agit de l’inventaire.
Quand on parle d’inventaire, on parle souvent de l’inventaire des stocks.
Je suis sûr que vous le connaissez déjà, celui-là.
Mais il en existe deux autres : l’inventaire de caisse, et l’inventaire des immobilisations.
Nous allons nous concentrer ici sur l’inventaire des stocks, et je vous parlerai des deux derniers types d’inventaire dans un prochain article, mais ce qu’il faut savoir, c’est que chacun de ces trois inventaires est à réaliser obligatoirement au moins une fois par an.
L’inventaire des stocks consiste à recenser l’ensemble des stocks, et donc des produits non vendus, à savoir :
- Les marchandises ;
- les matières premières ;
- les produits en cours de fabrication ;
- les produits finis.
L’objectif de ce type d’inventaire est de mesurer l’écart qu’il existe entre vos stocks théoriques et vos stocks réels.
Vous vous en doutez, cet écart doit être le plus petit possible.
A vrai dire, cet écart ne devrait même pas exister, et si vous en trouvez un, c’est qu’il y a un souci quelque part et il faudra alors analyser et rechercher la cause de cet écart.
Il existe trois méthodes pour réaliser un inventaire des stocks, mais une méthodologie
Réaliser un inventaire des stocks ne se fera pas de la même façon selon le type de votre entreprise et selon les moyens à votre disposition.
L’inventaire annuel
C’est sûrement la méthode la plus connue.
Mais si, vous savez, c’est l’inventaire pour lequel on arrête toute l’activité.
(Ceux qui ont travaillé en grande surface en intérim le connaissent très bien !)
En général, on le réalise lors de la clôture des comptes, une fois par an.
Il consiste à compter l’ensemble des références. Tout ce qui appartient à l’entreprise doit être compté.
Tous les produits doivent être recensés : matières premières, marchandises, produits finis, etc.
Pour le réaliser, il est nécessaire de mettre en œuvre une procédure particulière. Il faut délimiter toutes les zones de comptage, ranger les produits et former les personnes le réalisant.
Croyez-moi, vous ne voulez vraiment pas avoir d’erreur de comptage lors de votre inventaire.
Il peut donc être assez lourd à effectuer, car requérant un surcroît de personnel. C’est généralement une occasion de faire appel à des intérimaires (…Coucou les grandes surfaces…).
Comme l’inventaire annuel nécessite l’arrêt de l’activité de production, il peut également s’avérer assez coûteux. C’est pourquoi il peut être judicieux de le réaliser durant la nuit (…Ah quels beaux souvenirs !).
L’inventaire permanent
Pour celui-ci, il vous faut être bien équipé en matériel informatique.
En effet, comme son nom l’indique, cet inventaire permet de connaître les stocks de votre entreprise en temps réel.
Et comme son nom ne l’indique pas, cela se fait grâce à un logiciel de gestion d’entrepôt (ou de gestion des stocks).
En tout cas, c’est fortement recommandé.
L’idée ici est d’enregistrer le décompte des quantités restantes en stock de chaque article, à chaque fois qu’un article entre ou sort du stock.
Vous imaginez le faire à la main dans un beau cahier ?
Moi non plus…
Cette démarche est particulièrement utile pour les entreprises disposant d’un nombre important de références.
En obtenant une vision continue des marchandises disponibles, cet inventaire permet d’éviter les ruptures de stocks.
L’inventaire tournant
Si vous ne souhaitez pas faire votre inventaire uniquement fois par an, mais que vous ne voyez pas non plus l’utilité de le faire en continu, la 3e méthode vous conviendra peut-être mieux.
L’inventaire tournant nécessite de réaliser des comptages périodiques et planifiés, plusieurs fois par an.
En clair, il vous faudra classer les produits selon la fréquence à laquelle ils seront comptés. Par exemple :
- Les produits ayant la référence A seront comptés chaque mois
- Ceux qui ont la référence B le seront chaque trimestre
- Enfin, les produits de la référence C seront comptés chaque année
Ce sera à vous de déterminer les références, selon la valeur des stocks ou bien des écarts d’inventaire.
Une fois que vous avez choisi la méthode avec laquelle vous allez fonctionner, il faudra réaliser l’inventaire en lui-même.
Bon, pour l’inventaire permanent, pas de souci, si ce n’est de rentrer les données dans le logiciel au fur et à mesure.
Pour les deux autres, il va falloir compter à la main.
En théorie, c’est simple, il suffit de compter les produits que vous avez en stock.
Mais voyons en pratique les étapes à suivre pour procéder à un inventaire.
Tout d’abord, et avant de songer à envoyer vos équipes dans les frigos et les réserves, voici quelques conseils de préparation pour un inventaire efficace :
- Un stock bien rangé permet un comptage plus facile, et moins d’erreurs de gestion. Si vous rangez les rames de papiers dans 3 placards différents, comment vous rendre compte à quel moment il faut en recommander… Vous tombez en panne, ou vous commandez trop… De même, il est bon d’éviter de trop multiplier les lieux de stockage. Quand on en a partout, on en oublie forcément.
- Vérifiez que vos tarifs de fournisseurs sont bien à jour, et qu’il ne vous en manque pas. Si vous produisez vous-même votre stock, mettez à jour vos coûts de production. Car après le comptage, il faudra chiffrer.
- Préparez des fiches de comptages claires et pratiques pour les équipes de comptage. Il faut au moins y indiquer le lieu de stockage concerné, le produit, le fournisseur, et surtout l’unité de comptage. En effet, le chiffrage ne sera pas le même si vous comptez en gramme, alors que sur la facture le prix est au kilo. Autant bien compter dès le départ pour éviter des erreurs de chiffrage.
- Pendant que vous comptez, le stock ne doit pas bouger, ni entrées, ni sorties. Pour certaines entreprises, cela doit alors se faire en dehors des heures d’ouverture aux clients. Peut-être devrez vous fermer une matinée ou une journée, pensez-y.
Ça y est, vous êtes prêts ?
Allons-y !
Le mieux est de toujours travailler en binôme. Ainsi, une personne va compter et l’autre va noter. Cela permettra d’éviter les erreurs.
Et rappelez-vous, on veut toujours éviter les erreurs au maximum quand on fait un inventaire !
Donc, vous fournirez à chaque binôme une feuille de comptage, comme indiqué plus haut.
Rien de bien sorcier, sur cette feuille figureront, en plus des informations déjà mentionnées, une colonne avec la quantité de stock par article, constatée par le système informatique et une colonne vide, afin de pouvoir noter manuellement la quantité physique réelle.
De cette façon, vous vérifiez où se trouvent les écarts entre les stocks théoriques et réels.
Vous pouvez même ajouter une troisième colonne vide. Ainsi, chaque membre du binôme compte une fois pendant que l’autre note.
Oui, je sais, ils vont donc passer deux fois plus de temps, mais ça divisera par deux le risque d’erreur.
Lorsque le comptage est terminé, il faudra procéder à la régularisation des stocks au réel. En pratique, il suffit de comparer les quantités physiquement présentes avec celles de l’outil informatique.
Facilitez-vous la vie, investissez dans un logiciel de gestion commerciale ! Cela vous permettra d’automatiser la régularisation.
Après la régularisation vient la valorisation des stocks. Cela consiste à faire une valorisation des quantités en fonction de leur prix d’achat.
Il existe différentes méthodes de valorisation des stocks, telles que :
- CMUP (coût unitaire moyen pondéré), adaptée pour les entreprises stockant des marchandises non périssables ;
- PEPS (premier entré, premier sorti), adaptée pour les sociétés commercialisant des denrées périssables ;
- DEPS (dernier entré, premier sorti), adaptée pour des produits spécifiques acquérant de la valeur au fil des années.
Je vous ferai un article sur ce point précis dans quelques temps, mais en attendant, votre comptable devrait être capable de vous orienter correctement à ce sujet.
Ici aussi, la tâche peut être automatisée via un logiciel de gestion.
Voilà, vous savez tout ce qu’il y a à savoir sur les inventaires.
Abonnez-vous à la newsletter si ce n’est pas déjà fait. De cette manière, vous recevrez chaque mardi une “Fiche Entrepreneur” qui vous permet, en un coup d’œil, d’améliorer votre pilotage d’entreprise.
wpDiscuz