5h, c'est une bonne matinée de travail. C'est aussi le temps que je gagne chaque semaine en appliquant ces 10 astuces

Temps de lecture : environ 9 mn
Catégorie : Organisation

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NICOLAS SAUMONT

Créateur et dirigeant
www.accompagnerlesentrepreneurs.com

Nous courrons de plus en plus après le temps. Et c’est encore plus vrai pour les entrepreneurs. Le temps nous manque de plus en plus. Est-ce que les journées sont plus courtes qu’avant ? Pas vraiment, mais la sensation est bien présente. Et pour de plus en plus de personnes. En particulier quand vous avez la lourde tâche de diriger une entreprise. Comment gagner du temps dans votre journée de travail, c’est possible en 10 astuces.

Table des matières masquer

1 Une journée ne fait que 24h, même quand on est entrepreneur

2 10 astuces pour gagner du temps au travail

2.1 1. Planifier le soir votre journée du lendemain

2.2 2. Prioriser, regrouper les tâches similaires

2.3 3. Gérer les tâches dans le bon ordre

2.4 4. Se concentrer sur une tâche à la fois

2.5 5. Déléguer, oser dire non

2.6 6. Se déconnecter pendant une tâche

2.7 7. Eloigner les distractions mais faire des pauses entre les tâches et s'accorder des récompenses

2.8 8. Avoir un espace de travail rangé, organisé, ergonomique

2.9 9. Utiliser les outils informatiques à bon escient

2.10 10. Etre à l’écoute de votre rythme

3 Un gain de temps qui bénéficie à tous les aspects de votre vie

Une journée ne fait que 24h, même quand on est entrepreneur

C’est bien simple, vous avez l’impression de courir toute la journée, d’être demandé par tout le monde, de ne pas pouvoir vous poser plus de deux minutes.

Et à la fin de la semaine, vous regardez en arrière en vous disant que vous n’avez pas pu faire tout ce que vous aviez prévu.

Je connais bien ce sentiment.

Il est malheureusement commun quand on est entrepreneur.

Le problème, c’est que ça ne s’arrête pas au monde du travail.

Une fois le bureau quitté, il faut encore aller chercher les enfants, les conduire à leurs activités, s’occuper des courses, passer à la banque déposer un chèque, à la poste glisser une lettre dans la boite, prendre le temps de faire du sport, sortir le chien, préparer à manger, donner le bain aux enfants, prendre du temps avec votre conjoint(e), et surtout, surtout, bien penser à prendre du temps pour vous, le tout en ayant bien en tête que vous n’avez pas répondu au mail de Mr Martin, et qu’il faut que vous fassiez un point avec vos équipes commerciales !

Ouf !

Respirez, ça va bien se passer.

Bon, pour ce qui est de gagner du temps en dehors de votre lieu de travail, j’aurais tendance à vous dire de profiter, profiter, et encore profiter. Je vous renvoie à cet article, qui vous indique comment déconnecter efficacement du travail.

Aujourd’hui, nous nous consacrons à ce que vous pouvez mettre en place pour gagner du temps PENDANT votre journée de travail.

L’idée n’est bien sûr pas de gagner 3h d’un seul coup.

Non.

Ça n’est pas magique.

Mais vous connaissez le dicton, les petites rivières font les grands fleuves.

10 astuces pour gagner du temps au travail

Voilà donc une liste de 10 astuces pour gagner du temps pendant votre journée de travail.

1. Planifier le soir votre journée du lendemain

On l’avait déjà vu dans l’article “Comment déconnecter du travail”, il est très important que vous preniez 5 minutes, avant de quitter le bureau le soir, pour préparer votre journée du lendemain.

Vous allez me dire : “Oui, mais là tu nous rajoutes du boulot, c’est 5 minutes que je perds chaque soir.”

Tout à fait.

Mais je suis sûr que vous avez déjà entendu votre grand-mère énoncer ce dicton (décidément, c’est l’article des dictons) : “Le temps de perdu, c’est du temps de gagné.”

Les grand-mères sont toujours pleines de sagesse.

Au-delà du temps de “perdu”, adopter cette habitude va vous apporter deux choses :

Cela permet tout d’abord de vous sortir de la tête vos préoccupations professionnelles et vous allez ainsi mieux profiter de la soirée.
Le deuxième effet kiss-cool, c’est qu’en arrivant le matin, vous savez précisément ce que vous allez faire de votre journée. Pas besoin de tergiverser ni de papillonner d’une tâche à l’autre au gré des demandes (nous verrons à quel point c’est important au point 4).

2. Prioriser, regrouper les tâches similaires

Tant qu’à lister vos tâches du lendemain, appliquez-vous en même temps à les classer, à les prioriser, et à regrouper les tâches similaires.

Nous verrons dans le point 3 dans quel ordre traiter les tâches prioritaires, mais il est primordial que vous puissiez classer les tâches en fonction de leur urgence, et de leur importance.

Pour ça, vous pouvez recopier et remplir le tableau suivante :

Tâches urgentes et importantes

Tâches urgentes et peu importantes

Tâches peu urgentes et importantes

Tâches ni urgentes, ni importantes

Tâches urgentes et importantes

Tâches urgentes et peu importantes

Tâches peu urgentes et importantes

Tâches ni urgentes, ni importantes

Pour ce qui est des tâches similaires, je vous pose la question : “qu’est-ce qu’une tâche similaire ?”

Eh bien il s’agit des tâches qui n’ont pas nécessairement le même contenu, mais qui vont vous demander la même méthodologie de travail.

Par exemple : répondre aux mails, passer vos commandes, éditer vos factures…

L’idée, c’est de conserver l’énergie spécifique nécessaire à l’établissement d’une tâche, pour traiter les autres tâches qui demandent la même énergie.

Si vous répondez à un mail, puis passez un appel à un client, puis préparez une commande, puis répondez à un nouveau mail, il faut à chaque tâche vous reconcentrer.

C’est une perte de temps énorme, facilement évitable.

Rien ne vaut une bonne organisation au départ.

3. Gérer les tâches dans le bon ordre

Maintenant que vous savez quelles tâches sont à faire dans votre journée, et lesquelles sont urgentes et/ou importantes, il va falloir définir l’ordre dans lequel vous allez les effectuer.

Et pour ceci, il faut entrer dans le tableau une troisième variable, votre propre appréciation de la tâche en elle-même.

En d’autres termes, est-ce que vous la trouvez agréable ou pas.

Une fois que toutes vos tâches sont cataloguées urgentes ou pas, importantes ou pas et agréables ou pas, vous pouvez les ordonner.

La meilleure méthode est de toujours commencer par les tâches que vous trouvez le moins agréable. En procédant ainsi, non seulement vous éliminez ces tâches avec la meilleure énergie, mais en plus, cela va vous apporter un sentiment de satisfaction.

Faire le contraire, c’est prendre le risque de procrastiner, les remettre à plus tard.

Voilà l’ordre qui me permet de gagner un maximum de temps, de travailler de façon la plus optimale.

(Vous êtes bien sûr libre de vous en inspirer pour créer votre propre routine.)

Tâche urgente, importante et désagréable
Tâche urgente, importante et agréable
Tâche urgente, peu importante et désagréable
Tâche urgente, peu importante et agréable
Tâche peu urgente, importante et désagréable
Tâche peu urgente, importante et agréable
Tâche peu urgente, peu importante et désagréable
Tâche peu urgente, peu importante et agréable

4. Se concentrer sur une tâche à la fois

Le point suivant est très important.

Je sais que ce n’est pas évident, encore plus pour un chef d’entreprise, mais il faut vraiment, dans la mesure du possible, essayer de réaliser une tâche après l’autre.

On a tendance, de nos jours, à croire qu’efficacité rime avec multitâche.

Mais en fait, c’est tout le contraire.

Plus vous allez faire de choses en même temps, moins vous serez concentré, et moins vous serez efficace.

Et qui dit perte d’efficacité dit perte de temps.

5. Déléguer, oser dire non

A ce stade, vous avez déjà gagné pas mal de temps.

Le piège, c’est d’en profiter pour accomplir d’autant plus de tâches qui ne sont pas de votre ressort, ou pas indispensables.

Deux choses donc.

Tout d’abord, quand c’est possible, n’hésitez pas à déléguer.

Déléguer ne veut pas dire vous décharger totalement du dossier et perdre le contrôle.

Pas la peine de mentir, je sais que c’est une grosse préoccupation pour vous.

Je ferai prochainement un article pour voir en détail comment bien déléguer, mais l’idée de base, c’est d’expliquer précisément le résultat attendu et de faire une point régulier sur l’avancement du projet.

Deuxième chose, si vous ne pouvez ou ne voulez pas déléguer, n’hésitez pas à dire “non”.

Les heures passent vite dans une journée.

Choisissez vos combats.

Tous ne valent pas la peine de se battre.

Par exemple, les tâches que vous avez définies comme non urgentes et non importantes, posez-vous la question de savoir si elles sont vraiment nécessaires.

Vous vous apercevrez qu’en général, vous pouvez les écarter pour vous focaliser sur des tâches plus vitales pour votre activité.

6. Se déconnecter pendant une tâche

Vous l’aurez bien remarqué, et c’est d’ailleurs une des causes de notre manque de temps, notre attention est extrêmement demandée, et parfois mise à mal par tout ce qui nous entoure.

Les réseaux sociaux, les informations, les mails, les appels, notre cerveau est de plus en plus sollicité.

Comment voulez-vous vous concentrer correctement sur une tâche, qui peut être complexe et nécessiter tout votre esprit, si vous êtes constamment interrompu ?

Ne répondez pas, c’est impossible.

Ce que je vous préconise, c’est, encore une fois quand c’est possible, de vous libérer des créneaux pendant lesquels vous ne pourrez pas être dérangé.

Pas besoin que cela dure toute la journée, mais pendant 1h, peut-être 2h, rendez-vous inaccessible pour réaliser au mieux une tâche que vous aurez définie à l’avance.

Éteignez votre téléphone, fermez votre boite mail ou votre ordinateur, enfermez-vous dans votre bureau.

Bien sûr, pour que cela fonctionne correctement, n’oubliez pas de prévenir vos collaborateurs.

Je connais un entrepreneur qui a pour habitude de toujours laisser sa porte de bureau ouverte. De cette manière, ses collaborateurs savent qu’ils peuvent venir le voir. A l’inverse, quand il en a vraiment besoin, il ferme sa porte. C’est le signal qu’il est indisponible pour le moment.

7. Eloigner les distractions mais faire des pauses entre les tâches et s'accorder des récompenses

Ce point est la continuité du point précédent.

Quand je parle d’éloigner les distractions, je parle de toutes les distractions.

Cela peut être les interruptions dues aux mails, aux appels, ou aux demandes de vos collaborateurs, comme nous l’avons vu au point 6.

Mais nous avons tous nos faiblesses, et ces distractions, notre cerveau peut les rechercher activement.

Vidéos, musiques, télévision, réseaux sociaux, jeux en ligne, tous ces éléments peuvent éventuellement desservir votre concentration.

D’où l’intérêt de se déconnecter comme nous avons pu le voir.

Mais vous pouvez également vous en servir pour gagner du temps.

Je m’explique.

L’idée est ici de faire une pause entre chaque tâche (ou chaque ensemble de tâche) que vous terminerez.

Par exemple, une pause de 10 minutes après 1h d’intense concentration sur un projet spécifique vous permet de retrouver une nouvelle énergie pour attaquer la tâche suivante.

Pourquoi donc ne pas profiter de ce temps de pause pour vous accorder une petite récompense sous la forme d’une “distraction” qui, dans ce cadre, sert votre productivité ?

8. Avoir un espace de travail rangé, organisé, ergonomique

Travailler dans un environnement organisé ne peut qu’être bénéfique pour votre productivité.

Et vous l’avez compris : gain de productivité = gain de temps.

Si vous passez votre temps à chercher vos affaires, vos dossiers, vous perdez du temps.

Si chaque chose est à sa place, non seulement vous travaillez plus rapidement, mais en plus vous serez emprunt d’une nouvelle énergie.

9. Utiliser les outils informatiques à bon escient

Alors là, c’est un point ambigu.

Oui, les outils informatiques peuvent vous faire gagner du temps.

Que ce soit des applications pour vous organiser, organiser vos projets, organiser vos équipes, des logiciels pour faciliter votre travail de bureautique, gérer votre agenda, vos mots de passe, des raccourcis clavier à connaître.

Mais attention à la suroptimisation surtout si l’informatique n’est pas votre fort.

Vous risquez de vous perdre parmi toute l’offre existante, censée vous faciliter la vie, mais qui aura vite fait de vous faire sombrer dans l’incertitude si vous n’y prenez pas garde.

Pour vous guider dans le choix d’applications et de logiciels qui vous seront véritablement utiles, je vous invite à lire cet article qui vous indique quelles solutions sont pour vous, en fonction de vos besoins.

10. Etre à l’écoute de votre rythme

Tout le monde n’a pas le même rythme.

Personnellement, je sais que je suis plus efficace le matin, entre 9h et 11h30.

J’utilise cette caractéristique pour optimiser mon temps de travail. CA ne veut pas dire que je ne fais rien l’après-midi, mais je sais que c’est vraiment dans la matinée que je suis le plus concentré, et donc c’est sur cette période que je gère les tâches qui me demandent le plus de concentration.

Écoutez-vous.

Certains sont du matin, d’autres de l’après-midi.

Certains aiment se lever à 4h du matin, d’autres préfèrent travailler jusqu’à 2h.

N’allez pas à l’encontre de vos capacités.

C’est vrai qu’en France, il est assez mal compris de travailler en horaires décalés, mais essayez de passer outre, du mieux que vous pouvez.

Après tout, vous êtes aux commandes.

C’est vous qui décidez.

Un gain de temps qui bénéficie à tous les aspects de votre vie

Croyez-moi, appliquez un maximum de ces astuces, et vous verrez très vite la différence, ainsi que les bénéfices.

Et je ne parle pas seulement du gain de temps.

Bien sûr, avoir plus de temps est très appréciable.

Mais c’est ce que vous en ferez qui est réellement important.

Et là, vous avez le choix, et ça dépend entièrement de votre personnalité.

Vous pouvez bien sûr réinvestir ce temps dans le travail, et ça n’est pas une mauvaise idée, à condition de bien connaître vos limites.

Le risque ici, c’est le burnout.

Croyez-moi, c’est un chemin sur lequel vous ne voulez pas vous engager.

Si on reste dans le travail, vous pouvez profiter de ce gain de temps pour gagner en sérénité.

Mais vous pouvez aussi profiter de tout ce temps libre qui s’offre à vous pour prendre soin de vous (sport, méditation, loisirs) ou de vos proches.

C’est à vous de voir, la balle est dans votre camp.

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