Avec 5 ans d'ancienneté, mon salarié voulait une augmentation, j'ai donc sorti sa fiche de poste
Temps de lecture : environ 5 mn
Catégorie : Ressources humaines
Rédiger une fiche de poste est indispensable pour tous les entrepreneurs. Il y a quelques semaines, un de mes clients me racontait qu’un de ses employés, qui travaille dans son entreprise depuis 5 ans, était venu le voir pour lui demander une augmentation de salaire. Il demandait, pour la première fois en 5 ans, une augmentation de 15%. Mon client a accepté. Quand je lui ai demandé les raisons de cette augmentation, il m’a simplement dit que ce salarié était là depuis 5 ans, et qu’il faisait correctement son travail.
Prenez 30 secondes pour réfléchir. Moins même, si la situation vous est familière. Qu’auriez-vous fait à la place de mon client ? Vous auriez accepté, n’est-ce pas ? A vrai dire, moi aussi. Mais certainement pas pour les mêmes raisons !
Gérer du personnel nécessite l’utilisation d’outils adaptés
Autre situation.
Vous souhaitez embaucher un chauffeur/livreur.
Vous décidez donc de poster une annonce sur le site de Pôle Emploi, une autre sur Le Bon Coin.
Peu guidé par ces plateformes, vous indiquez l’intitulé du poste : « Chauffeur/Livreur ».
Vous précisez aussi le salaire brut, le type de contrat (CDI, CDD…) et une courte description générique qui conviendrait finalement à n’importe quel poste, du genre :
« Affecté à une tournée de distribution, vous souhaitez réaliser des missions de qualité au sein d’une équipe dynamique et en pleine croissance. »
Parfait !
Oui, mais non.
Quelles seront les missions de la personne embauchée ? Quelles sont les compétences précises que vous recherchez ? Quelles seront les horaires de travail ? Quelles sont les contraintes ? Les avantages ? Comment fonctionnera la supervision hiérarchique ?
Si pour vous, tout est clair dans votre tête, il n’en va pas de même pour tout le monde. Et il sera beaucoup plus facile de l’indiquer sur l’offre d’emploi si vous avez déjà faire l’effort de le rédiger quelque part.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la rédaction d’une offre d’emploi, je vous renvoie à l’article correspondant.
2e effet kiss-cool, les personnes qui postuleront sauront précisément si elles peuvent correspondre au profil recherché.
Vous voyez où je veux en venir ?
Pas vraiment ?
Bon, un dernier exemple et je vous donne la solution.
Imaginons qu’un de vos salariés souhaite utiliser ses heures accumulées sur son CPF (Compte Personnel de Formation).
Mais il veut valoriser au mieux ce temps de formation, et donc développer des compétences qui lui permettront d’être plus efficace à son poste, et peut être de gagner en responsabilités.
Quoi de mieux que d’être capable, en quelque minutes, de faire le point avec lui sur ses compétences actuelles, et de l’orienter le mieux possible sur des compétences et savoir-faire qui lui seraient le plus utiles pour la suite de sa carrière ?
« C’est bien beau tout ça, Nicolas, mais tu me parles depuis tout à l’heure de problèmes que je connais, d’accord, mais quel rapport avec le schmilblick ? »
Et bien si je vous ai présenté ces 3 situations, potentiellement problématiques pour vous, c’est qu’il existe une solution unique qui permet de faire d’une pierre trois coups (et même plus, comme on le verra dans la suite).
Il s’agit…***Roulements de tambour pour un faux suspens puisque le nom de la solution apparait dès le titre de cet article***… de la fiche de poste !
Rédiger une fiche de poste, à quoi ça sert ?
Je suis persuadé que bon nombre d’entre vous savent déjà ce qu’est une fiche de poste, et plus ou moins à quoi ça sert et ce qu’on y trouve, mais un petit rappel ne peut pas faire de mal.
Pour faire simple, une fiche de poste, c’est un document sur lequel figure la description précise des différentes caractéristiques d’un poste et de son environnement. A savoir :
- L’intitulé du poste,
- la position dans l’organigramme,
- l’environnement et les conditions de travail (ex. : lieu de travail, rythme de travail, organisation, …),
- l’accès au poste et les conditions d’engagements (ex. : salaire, type de contrat, …),
- la description des missions et activités (fréquence et importance),
- les difficultés du poste,
- les relations avec les autres postes.
Qu’on se le dise, ce document n’est pas obligatoire, mais…
…Il va vous être utile à plein de niveaux différents.
Reprenons d’abord nos trois exemples et on complètera par la suite.
Rédiger une fiche de poste va vous permettre de :
- Gérer votre politique de rémunération. On détaillera dans un prochain article, mais la rémunération ne doit pas dépendre uniquement de l’ancienneté d’un salarié. Elle dépend avant tout de ses compétences et responsabilités, qu’elles soient apportées par lui à son embauche, ou acquises au fil de ses années de travail.
- Formaliser les missions et compétences requises lors d’une création de poste, ce qui permet en même temps de définir le profil des candidats que vous allez rechercher. Il faudra dresser ici un genre de portrait-robot du candidat idéal, ce qui vous facilitera grandement la vie et sera très utile lors du recrutement.
- Gérer les carrières et les parcours professionnels de vos salariés. En fonction de la taille de votre entreprise, il pourrait être intéressant de construire un plan de formation, et la rédaction d’une fiche de poste pour chaque salarié en est la première étape. Nous reviendrons sur les plans de formation dans un prochain article.
- Organiser la structure de votre entreprise. Evidemment, si trois personnes sont salariées de votre entreprise, ce point n’a pas la même importance que si vous employez cinquante personnes. Mais il n’empêche que cela vous permettra toujours d’optimiser votre organisation de travail ou de process que de savoir qui fait quoi, comment il le fait, à quel moment et quelles sont les interactions entre les salariés.
- Servir de support lors l’entretien annuel. C’est à ce moment que l’évaluation des compétences du salarié, entre autre chose, peut amener à des discussions sur une possible augmentation de salaire. C’est sur cette base que vous pourrez, vous comme le salarié, apprécier son travail, ses demandes… Là encore, je ne développe pas plus, ce type d’entretien fera l’objet d’un article complet prochainement.
- Enfin, si la fiche de poste vous est très utile, elle l’est également pour votre salarié, qui va pouvoir, grâce à elle, intégrer le contenu de son poste, ainsi que le sens donné à ses missions.
La rédaction d'une fiche de poste n’est pas un travail solitaire
Vous savez maintenant à quoi sert une fiche de poste et ce qu’elle contient.
Mais comment la rédiger, c’est la question à $1.000.000 !
Et rassurez-vous, ce n’est pas à vous de faire ce travail.
Enfin, pas tout seul en tout cas.
Vous n’aurez aucun problème, vous serez d’accord avec moi, pour indiquer l’intitulé du poste, la position dans l’organigramme, l’accès au poste et les conditions d’engagement.
Mais pour rédiger ce fameux document, il va aussi falloir réaliser un inventaire des missions, activités et tâches du poste en question, de même que les difficultés du poste et les relations avec les autres postes.
Et ces informations, je suis désolé de vous le dire, seuls ceux qui y sont confrontés quotidiennement les connaissent véritablement.
Alors, c’est peut-être votre cas, si vous travaillez seul pour le moment.
Mais pour les autres, même si vous avez un jour été à ce poste, il a pu évoluer, et il va falloir remettre à jour ce que vous croyez savoir sur votre propre entreprise.
J’irai même plus loin.
Il a forcément évolué.
Juste le fait que vous ne soyez plus à ce poste précis, mais que vous vous positionniez en tant que manager (même un manager qui laisse une complète autonomie à son salarié), cette hiérarchie que vous représentez (peut-être avec d’autres, d’ailleurs) a changé fondamentalement le poste que vous occupiez.
Et c’est complètement normal !
Mais il faut que vous en soyez bien conscient, car le risque ici est de rédiger une fiche de poste qui ne correspond pas tout à fait à la réalité.
Donc mon conseil : entourez-vous de gens qui savent.
En tout cas, qui en savent le plus possible.
Si les employés sont déjà en place, il faudra donc construire cette fiche de poste avec eux.
S’il s’agit d’une création de poste, allez voir ceux qui s’en approchent le plus : leur futur supérieur direct, leurs futurs collègues, tout ceux qui seront en relation directement avec ce poste.
Vous pouvez trouver ces informations en réalisant des entretiens, mais aussi par l’observation sur le terrain.
Ne vous enfermez surtout pas dans une tour d’ivoire.
Pour vous faciliter ce travail de collecte de données et de rédaction de la fiche de poste, j’ai créé une application qui, une fois que vous aurez renseigné les différents champs – ne vous inquiétez pas, vous n’avez qu’à suivre les étapes, l’application vous indique précisément quelles informations vous allez avoir besoin et comment les trouver – se chargera de rédiger et de mettre en forme automatiquement votre fiche de poste.
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